Z początkiem nowego roku spraw podatkowych w UK nie warto już odkładać na jutro. Jeśli osiągasz dochody poza PAYE, zwykle musisz złożyć Self Assessment tax return. Ostateczny termin rozliczenia online przypada na 31 stycznia. Gdy nie dopilnujesz złożenia zeznania podatkowego, HMRC automatycznie naliczy kary. W poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jak przygotować rozliczenie Self Assessment i kiedy warto skorzystać ze wsparcia księgowej.
Czym jest Self Assessment i kogo dotyczy?
Self Assessment to system, w którym osoba fizyczna samodzielnie wykazuje swoje dochody i wylicza należny podatek dla brytyjskiego urzędu skarbowego – HM Revenue and Customs (HMRC). W praktyce oznacza to złożenie deklaracji Self Assessment tax return, czyli rocznego zeznania podatkowego, które obejmuje wszystkie dochody osiągnięte w danym roku podatkowym w Wielkiej Brytanii. To podstawowa forma rozliczenia podatku w UK dla osób, które uzyskują dochody także z innych źródeł niż etat.
Rola HM Revenue and Customs (HMRC)
HMRC pełni funkcję centralnego organu podatkowego w Wielkiej Brytanii:
- przyjmuje zeznania podatkowe;
- automatycznie (poprzez system) wylicza podatek na podstawie danych wprowadzonych przez podatnika w deklaracji (ale nie weryfikuje merytorycznie danych przed akceptacją deklaracji);
- weryfikuje poprawność rozliczeń podczas kontroli;
- nakłada kary i odsetki w przypadku opóźnień lub błędów.
W systemie Self Assessment HMRC nie uzupełnia wszystkich źródeł dochodu. Jeśli nie wykażesz ich samodzielnie, nie trafią do rozliczenia, a odpowiedzialność za kompletność i prawidłowość danych spoczywa na Tobie.
Self Assessment a PAYE
W systemie PAYE (Pay As You Earn) pracodawca potrąca podatek dochodowy i składki na ubezpieczenie społeczne bezpośrednio z wynagrodzenia, a pracownik co do zasady nie składa osobnego zeznania podatkowego. Jeśli jednak prowadzisz działalność gospodarczą jako self employed lub uzyskujesz inne dochody poza PAYE, HMRC nie ujmuje tych przychodów automatycznie w rozliczeniu i nie pobiera od nich podatku. Musisz samodzielnie wykazać dochody, rozliczyć koszty oraz ustalić i opłacić należny podatek w wyznaczonym terminie.
Obowiązek złożenia Self Assessment
Obowiązek złożenia deklaracji dotyczy w szczególności osób, które w danym roku podatkowym spełniły co najmniej jeden z poniższych warunków:
- prowadziły działalność w formie samozatrudnienia w UK (self employed, self employment, sole trader) i przekroczyły próg £1 000 przychodu;
- uzyskiwały inne dochody niż z etatu, które nie podlegały rozliczeniu w systemie PAYE;
- osiągały dochody z wynajmu nieruchomości, w tym z najmu mieszkań lub domów;
- uzyskiwały dochody z zagranicy, nawet jeśli podatek zapłaciły poza UK;
- otrzymywały dywidendy z firm lub dochody z oszczędności i inwestycji;
- osiągnęły zyski kapitałowe (capital gains), np. ze sprzedaży nieruchomości lub innych aktywów;
- pobierały Child Benefit i jednocześnie osiągały wysokie dochody (w roku podatkowym 2024/2025 próg wynosi £60 000), co powoduje obowiązek rozliczenia High Income Child Benefit Charge (jeśli jednak nie składasz Self Assessment z innego powodu, to możesz zgłosić HICBC online i opłacić go przez PAYE, czyli poprzez swój kod podatkowy).
Zakres rozliczenia podatkowego
Zeznanie obejmuje wszystkie dochody osiągnięte w danym roku podatkowym, niezależnie od źródła (wskazaliśmy je w poprzednim rozdziale).
Kwota wolna od podatku w Wielkiej Brytanii wynosi £12 570 rocznie (rok podatkowy 2024/2025). Obniża ona należny podatek dochodowy, ale nie zwalnia z obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Jeśli podatnik podlega Self Assessment z innego tytułu (np. prowadzi działalność gospodarczą lub uzyskuje dochody z najmu) musi złożyć zeznanie nawet wtedy, gdy po uwzględnieniu kwoty wolnej nie powstaje podatek do zapłaty.
Rok podatkowy i terminy Self Assessment
W Wielkiej Brytanii rok podatkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym i trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia kolejnego roku. Każde roczne rozliczenie podatkowe w systemie Self Assessment odnosi się do tego okresu, niezależnie od terminu zapłaty podatku.
W systemie Self Assessment obowiązują sztywne terminy, których przekroczenie skutkuje karami:
- do 5 października – rejestracja do Self Assessment, jeśli jest to pierwszy rok rozliczenia;
- do 31 października – złożenie zeznania podatkowego w formie papierowej;
- do 31 stycznia – złożenie zeznania Self Assessment online (ostateczny termin);
- do 31 stycznia – zapłata należnego podatku oraz pierwszej raty payments on account, jeśli obowiązują;
- do 31 lipca – zapłata drugiej raty payments on account, jeśli obowiązują;
- od 6 kwietnia 2026 – wszystkich self employed oraz osoby otrzymujące dochody z nieruchomości (landlords), które przekroczyły swoimi obrotami w roku 2024/25 kwotę £50 000, będzie obowiązywał MTD (Making Tax Digital). Jest to równoznaczne z obowiązkiem rozliczeń kwartalnych. Od 6 kwietnia 2027 roku prog kwalifikujących do MTD obrotów zostanie obniżony do £30 000.
Payments on account to zaliczki na podatek dochodowy na kolejny rok podatkowy, wyliczane na podstawie wcześniejszego rozliczenia. Co do zasady każda rata wynosi 50% podatku z poprzedniego roku. Zaliczki nie obowiązują, jeśli podatek za poprzedni rok był niższy niż £1 000 lub co najmniej 80% zobowiązania zapłacono w systemie PAYE.
Złożenie zeznania podatkowego nie oznacza zapłaty podatku. Jeśli nie uregulujesz należności do 31 stycznia, HMRC naliczy odsetki od zaległości, nawet gdy złożyłeś(-aś) deklarację poprawnie i w terminie.
Jak przygotować się do rozliczenia Self Assessment?
Dobre przygotowanie skraca czas wypełniania zeznania podatkowego i ogranicza ryzyko korekt ze strony HMRC. Na tym etapie nie chodzi o wyliczenie podatku, lecz o zebranie danych potrzebnych do prawidłowego wykazania dochodów i kosztów.
Zanim zaczniesz wypełniać zeznanie podatkowe, sprawdź, czy masz:
- Unique Taxpayer Reference (UTR) – indywidualny numer podatkowy nadany przez HMRC, niezbędny do identyfikacji podatnika,
- aktywne konto Government Gateway – umożliwia złożenie zeznania online i podgląd wcześniejszych rozliczeń,
- komplet niezbędnych dokumentów potwierdzających wysokość dochodów i poniesionych kosztów.
Zakres dokumentów zależy od źródeł dochodu, jednak najczęściej obejmuje:
- P60 oraz P11D, jeśli podatnik był w danym roku zatrudniony na etacie i otrzymywał wynagrodzenie lub świadczenia pozapłacowe (np. samochód służbowy czy prywatne ubezpieczenie zdrowotne);
- wyciągi bankowe, pomocne przy weryfikacji wpływów i płatności;
- potwierdzenia dochodów, np. faktury, zestawienia sprzedaży lub raporty z platform sprzedażowych;
- zestawienie kosztów działalności, w tym wydatków takich jak podróże służbowe, sprzęt czy usługi;
- dokumenty dotyczące dywidend, oszczędności oraz nieruchomości, w tym przychodów z najmu.
HMRC może zażądać okazania tych dokumentów nawet kilka lat po złożeniu zeznania podatkowego. Standardowo podatnik przechowuje je przez co najmniej 5 lat od 31 stycznia następującego po zakończeniu danego roku podatkowego.
Metoda rozliczania
Osoby self-employed rozliczają dochód najczęściej metodą kasową (cash basis), w której decyduje moment faktycznego wpływu przychodu i poniesienia wydatku. Alternatywą pozostaje rozliczenie memoriałowe (traditional accounting), oparte na datach wystawienia faktur i powstania zobowiązań. Wybór metody wpływa na wynik podatkowy, dlatego – zwłaszcza w złożonych sytuacjach – warto skonsultować się z księgowym.
Od roku podatkowego 2024/2025 metoda kasowa stanowi domyślny sposób rozliczania dla większości osób samozatrudnionych, natomiast zastosowanie rozliczenia memoriałowego wymaga świadomego wyboru albo wynika z ustawowych ograniczeń.
Jak rozliczyć podatek? Wypełnianie i składanie zeznania podatkowego
Złożenie deklaracji Self Assessment polega na wprowadzeniu do systemu HMRC danych o dochodach i kosztach oraz zatwierdzeniu wyliczonego podatku. Proces ma ustaloną strukturę, ale bywa złożony, zwłaszcza gdy podatnik osiąga dochody z kilku źródeł.
Zeznanie podatkowe składa się:
- Online – przez konto Government Gateway. To podstawowa i najszybsza forma złożenia zeznania podatkowego; system automatycznie sprawdza część danych i wylicza zobowiązanie.
- W formie papierowej – tylko wyjątkowo. W wielu przypadkach HMRC nie dopuszcza rozliczenia papierowego i wymaga złożenia zeznania online lub za pomocą komercyjnego oprogramowania; przy tej formie obowiązuje wcześniejszy termin.
Co obejmuje zeznanie podatkowe Self Assessment?
Zeznanie podatkowe obejmuje przede wszystkim:
- dochody ze wszystkich źródeł objętych obowiązkiem rozliczenia;
- koszty działalności gospodarczej, które obniżają podstawę opodatkowania;
- wyliczenie należnego podatku oraz ewentualnych zaliczek na kolejny rok podatkowy.
Po zatwierdzeniu zeznania HMRC generuje podsumowanie zobowiązania podatkowego.
Najczęstsze błędy popełniane podczas składania deklaracji
- Pominięcie innych dochodów, np. z najmu, dywidend, sprzedaży internetowej, freelancingu, Airbnb, przychodów zagranicznych (HMRC często wie o tych dochodach z innych źródeł).
- Nieprawidłowe ujęcie kosztów działalności gospodarczej, w tym odliczanie wydatków prywatnych jako firmowych.
- Niewłaściwe proporcje przy wyliczaniu kosztów home office lub wykorzystania samochodu prywatnego w celach firmowych.
Takie błędy prowadzą do wezwań ze strony HMRC i konieczności nanoszenia korekt lub opóźnień w rozliczeniu. Wsparcie księgowej ogranicza ryzyko problemów już na etapie składania zeznania podatkowego.
Kary za spóźnione rozliczenie podatku
Przekroczenie terminu w systemie Self Assessment skutkuje automatycznymi karami. HMRC nie bada przyczyn opóźnienia przed ich nałożeniem; decydują data złożenia zeznania podatkowego i termin zapłaty podatku.
Jeśli zeznanie podatkowe nie trafi do HMRC w terminie, urząd nakłada następujące kary:
- £100 kary – naliczane dzień po 31 stycznia, niezależnie od wysokości należnego podatku;
- kary dzienne – po 3 miesiącach opóźnienia, £10 za każdy dzień, maksymalnie przez 90 dni;
- dodatkowe kary po 6 i 12 miesiącach – w wysokości 5% należnego podatku (wartość szacowana) lub kwoty stałej, w zależności od tego, która wartość jest wyższa.
Niezależnie od powyższych sankcji HMRC nalicza również odsetki od należnego podatku aż do dnia jego pełnej zapłaty.
Uzasadniony powód opóźnienia
HMRC może odstąpić od nałożonej kary, jeśli podatnik wykaże tzw. reasonable excuse, czyli uzasadniony powód opóźnienia. Dotyczy to m.in. takich sytuacji jak:
- poważna choroba lub hospitalizacja;
- śmierć bliskiej osoby;
- zdarzenia losowe, które uniemożliwiły złożenie zeznania podatkowego w terminie.
Aby urząd uwzględnił odwołanie, podatnik przede wszystkim musi złożyć zaległe zeznanie. Dopiero po jego otrzymaniu HMRC rozpatrzy odwołanie od kary.
Rozłożenie podatku na raty
Jeśli problemem nie jest złożenie zeznania podatkowego, lecz zapłata podatku, HMRC umożliwia zawarcie planu ratalnego (payment plan), czyli rozłożenie należności na raty. Aby skorzystać z tego rozwiązania, podatnik musi:
- złożyć zeznanie podatkowe;
- jak najszybciej skontaktować się z HMRC po stwierdzeniu, że nie jest w stanie zapłacić całej kwoty jednorazowo.
Rozłożenie podatku na raty nie znosi obowiązku zapłaty, ale pozwala ograniczyć dalsze konsekwencje finansowe, w tym narastanie problemów windykacyjnych. Pomimo rozłożenia płatności na raty wciąż naliczane są jednak ustawowe odsetki od niezapłaconej kwoty – aż do momentu jej całkowitego uregulowania.
Kiedy warto skorzystać z pomocy księgowej?
W prostej sytuacji finansowej samodzielne złożenie zeznania podatkowego zwykle nie sprawia trudności. Przy bardziej złożonych rozliczeniach przydaje się wsparcie księgowe, które ogranicza ryzyko błędów i dodatkowych kosztów wynikających z korekt lub opóźnień oraz skraca czas potrzebny na rozliczenie.
Rozważ wsparcie specjalisty, gdy spełniasz co najmniej jeden z poniższych warunków:
- kilka źródeł dochodu, na przykład działalność gospodarcza i najem;
- połączenie działalności gospodarczej z PAYE, czyli etatu z innymi przychodami;
- dochody z zagranicy, wymagające prawidłowego ujęcia oraz rozliczenia ulg i podatku zapłaconego za granicą;
- zyski kapitałowe, dochody z inwestycji lub nieruchomości podlegające odrębnym zasadom opodatkowania.
Korzyści ze wsparcia biura księgowego
Współpraca z biurem księgowym:
- zapewnia rozliczenie zgodne z aktualnymi przepisami HMRC;
- ogranicza ryzyko błędów, korekt i kar;
- przenosi kontakt z HMRC na księgowych, co odciąża podatnika i skraca czas reakcji w przypadku pytań urzędu.
W praktyce oznacza to dla Ciebie mniej formalności i większą kontrolę nad przebiegiem rozliczenia.
Zakres usług biura – jak Ci pomożemy?
W praktyce rozliczenie Self Assessment często wiąże się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi i administracyjnymi. Dlatego oferujemy wsparcie dopasowane do rzeczywistej sytuacji podatnika, zamiast jednego, uniwersalnego schematu. Zapraszamy – od ponad 15 lat prowadzimy polskie biuro księgowe w UK i pomagamy polskim przedsiębiorcom na Wyspach.
Zapewniamy m.in.:
- pomoc w rejestracji działalności gospodarczej jako self employed i firma Ltd;
- kompleksowe przygotowanie i złożenie rocznych deklaracji podatkowych dla osób fizycznych (Self Assessment tax return) i spółek (Corporation Tax return (formularz CT600);
- bieżące rozliczenia VAT w UK;
- rozliczanie płac i kadr (PAYE i Payroll) dla osób zatrudniających pracowników lub wypłacających wynagrodzenia dyrektorskie;
- bieżące i doraźne doradztwo podatkowe, w tym przy kilku źródłach dochodu, zmianie formy działalności lub kontaktach z HMRC;
- reprezentację przed HMRC i prowadzenie korespondencji w imieniu klienta.
Pracujemy z firmami i osobami z różnych sektorów, ale naszymi specjalizacjami są:
- księgowość firmy budowlanej w UK – z uwzględnieniem specyfiki kontraktów, kosztów oraz rozliczeń branżowych;
- biuro rachunkowe dla lekarzy w UK – pracujących w NHS i sektorze prywatnym, często w kilku modelach zatrudnienia jednocześnie;
- księgowość dla branży beauty w UK – salonów stacjonarnych i mobilnych;
- księgowość dla sprzedawców internetowych (e-commerce).
Skontaktuj się z polską księgową!
Skontaktuj się z nami jak najszybciej – spokojnie uporządkujemy dokumenty, uwzględnimy koszty i wszystkie możliwe ulgi, przygotujemy rozliczenie i bezpieczne zamkniemy Twój rok podatkowy. Zyskasz spokój i czas na ważniejsze sprawy. Zapraszamy!
